- Nhận thông tin của khách
- Xin phép chấp thuận của cơ quan duyệt nhân sự cho khách
- Có sự chấp thuận của cơ quan công an, mail hoặc fax lại cho khách.
- Khách sẽ mang kết quả duyệt nhân sự đến sứ quán Việt Nam tại nước đó cùng với hộ chiếu
- Khi đóng visa xong, khách xong thủ tục visa yên tâm lên đường.
Quy trình đón đại biểu (Tại sân bay)
2 áo dai + bốn nam (mặc đồng phục): biết rõ chuyến bay, giờ bay nơi đên của khách, chờ đón cửa check out.
Bước 1: Khách ra cửa máy bay lễ tân đón bằng biển “welcome …….” giúp khách lấy đồ đưa lên xe chở đồ.
- Check out
Bước 2: check out khỏi cửa kiểm soát đưa khách ra quầy thông tin của “hội nghị” cung cấp quyển thông tin hội nghị, lịch trình “information book” cho khách – báo xe đón.
Bước 3: đưa khách về khách sạn
Xe đến nữ mặc áo dài mời khách lên xe, nam chuyển đồ lên xe cho khách . Đưa về khách sạn trên mỗi xe có một người đi kèm, lên xe chào khách:
“vui lòng chào đón các…về dự hội nghị…, thành phố Hà Nội rất vinh dự được chào đón …”.
Bước 4: Đến khách sạn: có welcome drink
- Đã có người trực ở khách sạn, trên đường về người đi theo đoàn gọi điện báo bộ phận đón tiếp ở khách sạn giờ về của khách, chuẩn bị chìa khoá để khách không phải chờ
- Lễ tân hội nghị trực tại khách sạn phát thể an ninh ra vào hội nghị cho khách (theo danh sách, theo thứ tự của khách) và đề nghị xác nhận. Ngoài ra, khâu phát thẻ an ninh-đại biểu có thể ngay tại quầy lễ tân Quốc tế đến. Tuy nhiên VIPmen đề xuất ưu tiên phương án 1.
Bước 5: Đưa khách lên phòng phối hợp cùng bell của khách sạn chuyển đồ lên phòng cho khách.
* Để thống nhất và giúp lễ tân dễ nhận ra và lấy đồ cho khách, thống nhất trên mỗi vali của khách dánh giấy dán tên viết tăt của hôi nghị và logo của hội nghị ( gửi thông tin yêu cầu cho khách từ ở nước sở tại ).
* Tiễn sân bay :
Dựa vào lịch bay của khách, bố trí xe đưa ra sân bay.
Có nhân viên lễ tân đón tại cửa, mời khách xuống, vào trong sảnh làm thủ tục, lấy xe chuyển đồ cho khách vào làm thủ tục check in.
Tập hợp hộ chiếu giúp khách làm thủ tục check in, chuyển hành lý lên cân sau khi nhân viên Hải Quan xếp chỗ đưa vé và hộ chiếu cho khách.
+ Quay lại (come back)
- Khai sẵn tờ khai cho khách lên máy bay.
Mời khách vào phòng chờ VIP đến khi lên sân bay.
*Xe đưa đón hội nghị (4-45 chỗ)
- Tuỳ thuộc vào số lượng người đã đăng ký tại mỗi khách sạn, phụ thuộc vào cung đường cho phù hợp mỗi xe mỗi xe đón từ 2 đến 3 khách sạn.
- Để khi các thành viên kết thúc hội nghị, lên đúng xe, đón theo đúng cung đường đúng khách sạn thì ngay trong quyển “information” hướng dẫn rõ.
Ví dụ:
khách sạn Metoopcal + khách sạn Keenia xe số 2
Khách sạn ………….. xe số 3
Dán số và tên khách sạn lên thành xe để khách dễ nhận ra và lên đúng xe thuận tiện cho cung đường
Ngoài ra, quý vị có thể tham khảo thêm Demo cuốn hand book cho đại biểu, trong đó có lịch trình xe đưa đón Từ Khách sạn đến NCC và từ khách sạn đưa tiến sân bay.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét